Für mittelständische GmbHs sind schnelle Entscheidungen oft ein wichtiger Wettbewerbsvorteil. Kurze Abstimmungswege, pragmatische Lösungen und eine enge Verbindung zwischen Geschäftsführung und Belegschaft prägen viele Unternehmen. Gleichzeitig trägt die Geschäftsführung eine erhebliche rechtliche und organisatorische Verantwortung.

Die Haftungsbeschränkung einer GmbH schützt Geschäftsführer nicht automatisch vor persönlicher Haftung. Eine solche Haftung kann insbesondere entstehen, wenn Geschäftsführer ihre gesetzlichen oder vertraglichen Pflichten schuldhaft verletzen und dadurch ein Schaden entsteht. Deshalb sollten Haftungsrisiken früh erkannt und angemessene Compliance-Strukturen als fester Bestandteil der Unternehmensführung eingerichtet werden.

Persönliche Haftung: Wo Risiken entstehen können

Grundsätzlich haftet eine GmbH mit ihrem Gesellschaftsvermögen. Geschäftsführer können daneben persönlich in Anspruch genommen werden, wenn sie ihre Pflichten verletzen und dadurch ein Schaden entsteht. Maßgeblich ist insbesondere, ob sie die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns eingehalten haben.

Typische Risikobereiche sind:

• nicht ausreichend vorbereitete oder dokumentierte Geschäftsentscheidungen
• Verstöße gegen steuerliche Pflichten
• nicht ordnungsgemäß abgeführte Sozialversicherungsbeiträge
• unzulässige Zahlungen aus dem Gesellschaftsvermögen, insbesondere nach Eintritt der Insolvenzreife
• Verstöße gegen die Insolvenzantragspflicht
• Verstöße gegen Datenschutz- oder Arbeitsschutzvorschriften
• unzureichende Kontroll- und Organisationsstrukturen

Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung muss die Geschäftsführung außerdem prüfen, ob ein Insolvenzantrag gestellt werden muss. Der Antrag ist grundsätzlich ohne schuldhaftes Zögern einzureichen. Als gesetzliche Höchstfristen gelten regelmäßig drei Wochen bei Zahlungsunfähigkeit und sechs Wochen bei Überschuldung. Diese Fristen dürfen nicht ausgeschöpft werden, wenn bereits früher feststeht, dass eine Sanierung nicht möglich ist.

Gerade im Mittelstand sind Geschäftsführung und Gesellschafterkreis häufig eng miteinander verbunden. Das kann Entscheidungen erleichtern, hebt die gesetzlichen Pflichten der Geschäftsführung jedoch nicht automatisch auf. Auch Weisungen der Gesellschafter befreien Geschäftsführer nicht in jedem Fall von der Verantwortung für rechtmäßiges und sorgfältiges Handeln.

Wer sich einen Überblick über wichtige Aufgaben und Risiken verschaffen möchte, findet in diesem kostenlosen E-Book weiterführende Informationen zur Haftung von GmbH-Geschäftsführern sowie zu Themen wie Steuern, Sozialabgaben und Geschäftsführerpflichten.

Compliance muss nicht kompliziert sein

Compliance umfasst die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben, behördlicher Anforderungen und interner Regeln. Das Thema betrifft nicht nur Großkonzerne, sondern grundsätzlich Unternehmen jeder Größe.

Nicht jede mittelständische GmbH benötigt ein umfangreiches Compliance-Management-System mit hunderten Seiten interner Richtlinien. Jede Geschäftsführung muss jedoch eine angemessene Organisation schaffen, die zur Größe, Branche, Struktur und zum Risikoprofil des Unternehmens passt. Dazu gehören klare Zuständigkeiten, geeignete Kontrollen und Verfahren für den Umgang mit Risiken und Verstößen.

Sinnvolle Maßnahmen können beispielsweise sein:

• klare Verantwortlichkeiten und Vertretungsregelungen
• Freigabeprozesse für größere Zahlungen und Verträge
• regelmäßige Kontrolle steuerlicher Verpflichtungen
• Datenschutz- und IT-Sicherheitsregeln
• interne Vorgaben zum Umgang mit Interessenkonflikten
• dokumentierte Arbeitsschutzmaßnahmen
• Kontrollmechanismen für Buchhaltung und Zahlungsverkehr
• Verfahren zur Meldung und Bearbeitung von Regelverstößen

Wichtig ist, dass diese Regeln nicht nur auf dem Papier stehen, sondern im Unternehmensalltag tatsächlich umgesetzt, regelmäßig überprüft und bei Bedarf angepasst werden.

Gute Dokumentation kann entscheidend sein

Nicht jede unternehmerische Entscheidung führt zum gewünschten Ergebnis. Ein wirtschaftlicher Fehlschlag bedeutet daher nicht automatisch, dass die Geschäftsführung pflichtwidrig gehandelt hat.

Problematisch kann es jedoch werden, wenn später nicht mehr nachvollziehbar ist, auf welcher Informationsgrundlage eine wichtige Entscheidung getroffen wurde. Eine sorgfältige Dokumentation kann die Entscheidung nicht nachträglich rechtfertigen, wenn sie bereits pflichtwidrig war. Sie kann aber dabei helfen zu zeigen, dass die Geschäftsführung die erforderlichen Informationen eingeholt, Chancen und Risiken abgewogen und ihre Entscheidung sachgerecht vorbereitet hat.

Bei größeren Investitionen, strategischen Veränderungen oder risikoreichen Entscheidungen sollten Geschäftsführer deshalb dokumentieren:

• welche Informationen vorlagen
• welche Chancen und Risiken geprüft wurden
• welche Alternativen bestanden
• welche Fachleute oder Berater einbezogen wurden
• welche Annahmen der Entscheidung zugrunde lagen
• wer die Entscheidung getroffen oder freigegeben hat

Die Dokumentation sollte angemessen zum Umfang und Risiko der jeweiligen Entscheidung sein. Nicht jede alltägliche Geschäftsentscheidung erfordert ein ausführliches Protokoll.

Krisen früh erkennen

Besonders wichtig wird die Verantwortung der Geschäftsführung, wenn sich die wirtschaftliche Situation des Unternehmens verschlechtert. Ein Blick auf den aktuellen Kontostand reicht nicht aus, um die finanzielle Stabilität zuverlässig zu beurteilen.

Geschäftsführer sollten regelmäßig prüfen, ob Liquiditätsengpässe oder andere bestandsgefährdende Entwicklungen drohen. Hilfreich sind beispielsweise:

Je früher eine wirtschaftliche Schieflage erkannt wird, desto größer ist in der Regel der Handlungsspielraum. Bei deutlichen finanziellen Problemen sollte die Geschäftsführung deshalb unverzüglich fachkundige Beratung einholen.

Besondere Aufmerksamkeit verdienen Zahlungsunfähigkeit und Überschuldung. Die drohende Zahlungsunfähigkeit löst grundsätzlich noch keine Insolvenzantragspflicht aus, kann aber ein wichtiger Anlass für Sanierungsmaßnahmen oder einen freiwilligen Insolvenzantrag sein. Bei Zahlungsunfähigkeit oder Überschuldung gelten dagegen die gesetzlichen Pflichten nach der Insolvenzordnung.

Aufgaben delegieren – Kontrolle behalten

In mittelständischen Unternehmen kann die Geschäftsführung nicht jede Aufgabe selbst übernehmen. Viele Bereiche werden an Fachabteilungen, Prokuristen oder externe Dienstleister delegiert.

Damit verschwindet die Verantwortung jedoch nicht vollständig. Die Geschäftsführung muss geeignete Personen auswählen, Zuständigkeiten eindeutig festlegen, ausreichende Anweisungen geben und die Aufgabenerfüllung angemessen überwachen. Die Organisations- und Systemverantwortung kann nicht vollständig abgegeben werden.

Das gilt insbesondere für:

• Steuern
• Lohnabrechnung
• Zahlungsverkehr
• Datenschutz
• IT-Sicherheit
• Arbeitsschutz
• Buchhaltung
• Krisen- und Liquiditätsüberwachung

Bei erkennbaren Fehlern oder Warnsignalen muss die Geschäftsführung reagieren und die betreffenden Prozesse überprüfen. Regelmäßige Stichproben, Berichte und Kontrollen können dabei helfen, die Wirksamkeit delegierter Aufgaben zu beurteilen.

Klare Prozesse reduzieren nicht nur Haftungsrisiken, sondern erleichtern auch den Unternehmensalltag.